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　　电子邮件，快捷而便利，正在成为沟通情感和传递信息的最主要现代化工具之一。

　　无论在校园，还是职场，亦或是生活，我们总是要和数以百计的邮件打交道。一来一往，常常要花费掉我们不少时间。据调查数据统计，职场人每周在收发邮件上所花费的时间要占到他们总工时的1/4左右。

　　尽管我们的手每天和回复邮件的按钮“如胶似漆”，但专业的职业发展人士一针见血地指出，依然有相当数量的人不懂如何正确地使用好邮件这一工具。

　　我们每天索要阅读和撰写的内容是非常庞杂的，容量也是巨大的，我们极有可能会犯下一些不太令人愉快的错误，将自己置于窘境之中。这样的小错误不重视，可是会造成让我们泪流满面的严重后果的。

　　既然要所耗费的时间这么多，对于注重效率的财会人来说，如何在最短的时间内将现有的资源利用到最大化，不让邮件占用过多的时间，相反成为一项提高工作效率的工具，成为财会人心中的一个大大的疑惑。所以，知悉邮件中的那些小秘密，可以让财会人的工作事半功倍。

　　1.邮件的主题清楚而直接

　　试想一下你给一个HR发送简历应聘一份工作，他(她)每天有那么多封邮件需要处理，有那么多的简历需要接收，你给他发封没有任何主题或者是以“简历”这样模糊的字眼来命名，连你是谁都没告诉他，很有可能你的这封不清不楚的邮件就被忽略而石沉大海不知所踪，而你还在依然苦苦的守候。

　　HR的时间都很宝贵的，招聘过大量财会人士的HR们更是明白双方时间的珍贵性。如果你不让他们省心一点的话，他们也不会让你省心，这是很简单的道理。

　　对于财会人来说，好的主题一般是这样的：“会计主管会议日期变更说明、财务报表答疑、提高利润方案的建议”等，清楚、开门见山。

　　人们通常决定是否打开一封邮件，基本是基于邮件的主题的，不重要主题不清的邮件将直接被过滤掉。主题应该让你的读者明白，你交给他的这封邮件，是他关心的重要事情。

　　2.使用专业的邮件地址

　　如果你是公司的正式员工或者在公司实习，最好使用公司统一规格的邮件地址，这无可厚非。但如果你使用的是一个私人的邮件账户，甭管你是自雇还是仅仅是偶尔使用一下它作为工作相关的问题回复，选择地址的时候务必要慎重。

　　在你的邮件中，始终要有一块地方要给到地址以及你的名字，这样客户就能够明确地知道谁给他发了这封邮件，这是起码的礼貌。而且，你的名字也应该以正式、规范为先，以符合工作场合的需要，那些听起来像是昵称的邮箱名字在正式的场合最好不要使用。

　　3.按下“回复全部”时三思

　　如果是群发的邮件需要回复，除非有需要，否则请特别注意“回复全部”。没有任何一个人遇到20个与他完全不相关的人给他发邮件(而且内容是与他自己毫无关系的)而不火大的。

　　试想一下你在工作的时候，手中有一大堆的原始凭证需要输入，别人回复全部，你手机中的邮件提示音拼命地响，并不断弹窗，电脑上的信号灯也不断地闪烁，你的心情是不是会受到影响?

　　换位思考一下，其他人也是一样的。除非你真的认为邮件列表上的每一个人都应该收到你的这封邮件，否则就不要以“回复全部”的方式来打扰别人。

　　4.称呼得体

　　最好不要使用听上去很悠闲、口语的表达来称呼对方，譬如“大伙儿”，“Yo”等。

　　写作内容的轻松不应该影响到一封邮件该有的称呼礼仪。像“Hey”和“Yo”这样非正式的称呼通常是不应该出现在工作的场合的。尽量使用“Hi”或者“Hello”。

　　而且也不要随随便便就把别人的名字给“缩”小了，除非你确定他更喜欢别人不用他名字的全称，否则还是得适当注意。

　　谨慎的财会人尤其需要注意你所使用的称呼。

　　5.慎用惊叹号

　　当你想用惊叹号的时候，几个够?一个就行了!

　　正文中，惊叹号应该谨慎地使用。有时候某些人为了抒发自己的感情或者想引起别人的注意，在他们句子的末尾拼命地使用惊叹号。这样会让你所表达的结果显得过于感性和不成熟。对于财会这种需要理性和逻辑的职业来说，客观且实事求是是非常有必要的。

　　6.幽默有度

　　没有上下文语境，没有合适的语气和面部表情的辅助，幽默很容易造成误解或是让人迷惑。在正式的职业交流中，除了你和对方已经非常熟悉了，否则最好不要把你的幽默“才智”过多地体现在邮件中。高顿职业发展中心的April认为，在很多场合，特别是职场中，你觉得很有趣或者很有意思的东西，在别人眼中看来，并非如此，甚至显得很突兀。

　　许多东西用口头语言表达的时候，非常有意思，但文字语言期望有同样的效果大多数时候是比较困难的。

　　用其不疑，疑其不用。