★ 考点二 业务循环中的内部控制(掌握)
一、职责分工
1.提出采购申请与批准采购申请相互独立,以便加强对采购的控制;
2.批准请购与采购部门相互独立,以防止采购部门购入过量或不必要物资而对企业整体利益产生损害;
3.采购审批、合同签订、合同审核相互独立,防止虚列支出;
4.验收部门与财会部门相互独立,保证按真实收到的商品数额登记入账;
5.应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产,以保证应付款项记录的真实性、正确性;
6.内部检查与相关的执行和记录工作相互独立,以保证内部检查的独立性和有效性。
二、信息传递程序控制
(一)授权程序
1.企业内部建立分级采购批准制度;
2.只有经过授权的人员才能提出采购申请;
3.采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准,以防止采购部门购入过量或不必要的商品,或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业利益;
4.签发支票要经过被授权人的签字批准,保证货款是以真实金额向特定债权人及时支付。
(二)文件和记录的使用
1.收到购货发票时,财会部门应将发票上所记的商品规格、数量、价格、条件及运费与订购单、验收单上的有关资料核对相符后入账;
2.对关键性凭证要预先编号;——订购单、验收单、付款凭单、支票
3.由经手人按编号归档保存,并由独立人员定期检查存档文件的连续性;
4.建立付款凭单制,以付款凭单作为支付货款的依据;
5.设置采购日记账,及时完整记录所有采购业务;
6.对每一供应商设立应付款项明细账,并与总账平行登记。
(三)独立检查:由独立于业务经办的人员对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查。
三、实物控制
1.加强对已验收入库的商品的实物控制,限制非授权人员接近存货。验收部门人员应独立于仓库保管人员,货物的退回要有经审批的合法凭证。
2.限制非授权人员接近各种记录和文件,防止伪造和篡改会计资料。特别应注意对支票的实物控制,不得让核准或处理付款的人接触;未签发的支票应予以安全保管;作废的支票予以注销或另加控制,防止重复开具发票。
【例题1-多】(2007)下列各项中,符合采购与付款循环内部控制要求的有( )
A.应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产
B.签发支票支付货款要经过被授权人的签字批准
C.货物验收部门与财会部门相互独立
D.采购部门负责提出采购申请并办理采购业务
E.收到购货发票后,及时交财会部门确认其与订货单、验收单的一致性
【答案】ABCE
【例题2-单】(2008)审计人员在审查被审计单位采购与付款循环的职责分工时,发现批准请购与采购职责未能相互分离,这种情况可能导致( )
A.采购部门购入过量或不必要的物资
B.未按实际收到的商品数额登记入账
C.应付账款记录不正确
D.未及时向特定债权人支付货款
【答案】A
【例题3-多】根据内部控制不相容职务分离的要求,下列职责应相互独立的有( )
A.提出采购申请与批准采购申请
B.批准采购申请与采购
C.采购与验收
D.验收与付款
E.存货保管与发出
【答案】ABCD